Privacy Policy

1. Who we are

Hornbill Digital Services is operated by FunnelVoyage Sdn. Bhd. (Company No. 202301032343). Registered office: B-5-8, Plaza Mont Kiara, Kuala Lumpur, 50480, Malaysia.

In this document, “Hornbill”, “we”, “us”, and “our” refer to Hornbill Digital Services. We provide software development and related managed digital services to businesses. “You” refers to the firms and individuals who visit this website, contact us, or engage us.

2. The personal data we collect

When you book a meeting or otherwise get in touch, we collect the details you give us: your name, email address, phone number, firm or company name, team size, and anything you tell us about your operation and what you need. Your name, email address, and phone number are required for us to respond to your enquiry — without them we may not be able to respond. The other details are voluntary.

When you engage us, we collect the information needed to deliver the services under your engagement agreement: business and operational details, project correspondence, and billing information.

3. How we use personal data

We process personal data to: respond to enquiries and schedule meetings; scope, deliver, and maintain the services in your engagement agreement; keep our systems secure and available; bill for our services; communicate with you; comply with our legal obligations; and market our own services to you, including through the communication and advertising platforms we use.

We do not sell personal data. You can opt out of marketing at any time by contacting us at [email protected], and we will stop using your details for that purpose.

4. Disclosure of personal data

We may disclose personal data to these classes of recipients: hosting and infrastructure providers; service providers and business tooling that help us operate; communication and advertising platforms (for marketing our own services); professional advisers; and regulators or law enforcement where the law requires it. We require every provider to protect the information they handle and to use it only for the purposes we specify.

5. Data we process on behalf of clients

When we operate software or systems for a client, we may process data that belongs to that client and the client’s own customers. We process that data as a data processor, acting on the client’s instructions and only to provide the agreed services, and we apply appropriate security measures to it as the PDPA requires. The client remains responsible for the lawful basis on which that data is collected and used within its business. If you make a request about data we hold on a client’s behalf, we will direct your request to that client.

6. Cookies and similar storage

Cookies are small text files a website can store in your browser. They are widely used to make websites work, to remember preferences, and to understand how a site is used.

This website is a static marketing site. What it actually does is help you get in touch, invite you to leave a public review of working with us, and — from the page a printed card leads to — let you ask for what we write from time to time. We use essential cookies and similar storage needed for the site to function and to keep it secure.

If you reach us through someone who introduced us — a link or a code they gave you — we store that code in a cookie called hb_ref for up to 180 days, so that the introduction is still recorded if you come back later. It is set by us, not by anyone else, and it holds a short reference to the introducer rather than anything about you. The site works normally without it; refusing or deleting it costs you nothing here, and the section on controlling cookies below explains how.

We also allow advertising and measurement cookies, set by the platforms we advertise on. These are not needed for the site to work, and the section on controlling cookies below explains how to refuse them.

7. Advertising and measurement

We advertise our own services on third-party platforms. When you visit this site, those platforms may set cookies or similar identifiers in your browser so that they can tell us which advertisements brought people here, and so that they can show our advertisements again to people who have already visited.

That is profiling for advertising purposes, and we would rather name it than describe it as something lighter. We do not sell personal data, we do not receive the identity of any individual visitor from these platforms, and none of this measurement affects the terms on which we would work with you.

8. Cookies set by others

The platforms we currently use for the advertising and measurement described above are Meta, LinkedIn and Google. Each sets its own cookies under its own policy, and each offers its own advertising controls in your account settings with that platform.

If a page embeds something from another service — a scheduling tool used to book a meeting, or a review platform showing what clients have said — that service may set its own cookies under its own policy. We keep third-party embeds to a minimum.

9. Controlling cookies

You can control and delete cookies through your browser settings, and set your browser to refuse them. Blocking essential cookies may affect how parts of the site work. Because the site itself relies on so little, most of it will work regardless.

The advertising and measurement cookies described above are not needed for the site to work, so refusing or deleting them costs you nothing here. Your browser settings will stop them, and each platform named above also offers its own advertising controls.

10. Security

We protect personal data with appropriate technical and organisational safeguards, including encryption where suitable, access controls, and monitoring. No system is perfectly secure, so we keep the systems we operate patched, monitored, and reviewed on an ongoing basis.

11. Retention

We keep personal data for as long as needed for the purposes described above and to meet our legal obligations, after which we delete or anonymise it.

12. Your rights under the PDPA

You have the right to request access to and correction of your personal data, to withdraw your consent to processing (including opting out of marketing), and to limit the processing of your personal data, in each case as provided by the PDPA. To exercise any of these rights, contact us at [email protected] and we will respond as the PDPA requires.

13. Transfers outside Malaysia

We may process personal data in countries outside Malaysia where the PDPA permits it, and where we do, we put safeguards in place so that your personal data receives a consistent level of protection.

14. Changes to this policy

We may update this policy from time to time. When we make material changes, we will update the date above and, where appropriate, notify you.

15. Language

This notice is issued in English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistency between the versions, the English version prevails.

16. Contact us

If you have any questions about this policy or how we handle personal data, contact us at [email protected], or write to us at the registered office above.

Notis Perlindungan Data Peribadi (Bahasa Malaysia)

Notis ini dikeluarkan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”). Ia menerangkan data peribadi yang kami kumpul, cara kami menggunakannya, apa yang laman web ini simpan dalam pelayar anda, dan pilihan yang anda ada. Kami mungkin mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa, dan tarikh di atas akan dikemas kini apabila kami berbuat demikian. Sekiranya terdapat percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

1. Siapa kami

Hornbill Digital Services is operated by FunnelVoyage Sdn. Bhd. (Company No. 202301032343). Registered office: B-5-8, Plaza Mont Kiara, Kuala Lumpur, 50480, Malaysia.

Dalam notis ini, “Hornbill” dan “kami” merujuk kepada Hornbill Digital Services, yang menyediakan perkhidmatan pembangunan perisian dan perkhidmatan digital terurus yang berkaitan kepada perniagaan.

2. Data peribadi yang kami kumpul

Apabila anda menghubungi kami atau menempah pertemuan, kami mengumpul butiran yang anda berikan: nama, alamat e-mel, nombor telefon, nama firma atau syarikat, saiz pasukan, dan sebarang maklumat yang anda kongsikan tentang keperluan anda. Nama, alamat e-mel dan nombor telefon adalah wajib untuk kami menjawab pertanyaan anda; tanpa maklumat tersebut, kami mungkin tidak dapat berbuat demikian. Maklumat lain adalah pilihan.

Apabila anda melantik kami, kami mengumpul maklumat yang diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan di bawah perjanjian penglibatan anda, termasuk butiran perniagaan dan operasi, surat-menyurat projek, dan maklumat pengebilan.

3. Tujuan pemprosesan

Kami memproses data peribadi untuk: menjawab pertanyaan dan mengatur pertemuan; menyediakan, menyelenggara dan mengurus perkhidmatan; menjaga keselamatan sistem kami; pengebilan; berkomunikasi dengan anda; mematuhi kewajipan undang-undang; dan memasarkan perkhidmatan kami sendiri, termasuk melalui platform komunikasi dan pengiklanan yang kami gunakan.

Kami tidak menjual data peribadi. Anda boleh menarik diri daripada pemasaran pada bila-bila masa dengan menghubungi kami di [email protected].

4. Pendedahan

Kami mungkin mendedahkan data peribadi kepada kategori pihak berikut: pembekal pengehosan dan infrastruktur; pembekal perkhidmatan dan alatan perniagaan; platform komunikasi dan pengiklanan (bagi pemasaran perkhidmatan kami sendiri); penasihat profesional; dan pihak berkuasa apabila dikehendaki oleh undang-undang. Setiap pembekal dikehendaki melindungi maklumat yang dikendalikannya dan menggunakannya hanya untuk tujuan yang kami tetapkan.

5. Data yang diproses bagi pihak klien

Apabila kami mengendalikan perisian atau sistem bagi pihak klien, kami memproses data tersebut sebagai pemproses data atas arahan klien berkenaan dan hanya untuk menyediakan perkhidmatan yang dipersetujui. Permintaan berkaitan data sedemikian akan kami rujukkan kepada klien tersebut.

6. Kuki dan storan serupa

Kuki ialah fail teks kecil yang boleh disimpan oleh sesebuah laman web dalam pelayar anda. Ia digunakan secara meluas untuk membolehkan laman web berfungsi, mengingati pilihan anda, dan memahami cara sesuatu laman digunakan.

Laman web ini ialah laman pemasaran statik. Apa yang ia lakukan sebenarnya ialah membantu anda menghubungi kami, menjemput anda memberikan ulasan awam tentang pengalaman bekerja dengan kami, dan — daripada halaman yang dituju oleh kad bercetak — membolehkan anda meminta bahan yang kami tulis dari semasa ke semasa. Kami menggunakan kuki penting dan storan serupa yang diperlukan untuk laman ini berfungsi dan kekal selamat.

Jika anda sampai kepada kami melalui seseorang yang memperkenalkan kami — pautan atau kod yang mereka berikan — kami menyimpan kod tersebut dalam kuki bernama hb_ref selama sehingga 180 hari, supaya perkenalan itu tetap direkodkan sekiranya anda kembali kemudian. Kuki itu ditetapkan oleh kami, bukan oleh pihak lain, dan ia hanya menyimpan rujukan ringkas kepada pihak yang memperkenalkan, bukan maklumat tentang anda. Laman ini berfungsi seperti biasa tanpanya; menolak atau memadamkannya tidak merugikan anda di sini, dan bahagian mengenai mengawal kuki di bawah menerangkan caranya.

Kami juga membenarkan kuki pengiklanan dan pengukuran yang ditetapkan oleh platform tempat kami mengiklan. Kuki tersebut tidak diperlukan untuk laman ini berfungsi, dan bahagian mengenai mengawal kuki di bawah menerangkan cara menolaknya.

7. Pengiklanan dan pengukuran

Kami mengiklankan perkhidmatan kami sendiri di platform pihak ketiga. Apabila anda melawat laman ini, platform tersebut mungkin menetapkan kuki atau pengecam serupa dalam pelayar anda supaya mereka dapat memberitahu kami iklan yang membawa orang ke sini, dan supaya mereka dapat menunjukkan iklan kami semula kepada mereka yang pernah melawat.

Itu ialah pemprofilan bagi tujuan pengiklanan, dan kami lebih suka menamakannya daripada menggambarkannya sebagai sesuatu yang lebih ringan. Kami tidak menjual data peribadi, kami tidak menerima identiti mana-mana pelawat individu daripada platform tersebut, dan pengukuran ini tidak mempengaruhi terma kerjasama kami dengan anda.

8. Kuki yang ditetapkan oleh pihak lain

Platform yang kami gunakan pada masa ini bagi pengiklanan dan pengukuran yang diterangkan di atas ialah Meta, LinkedIn dan Google. Setiap satu menetapkan kukinya sendiri di bawah dasarnya sendiri, dan setiap satu menawarkan kawalan pengiklanannya sendiri dalam tetapan akaun anda dengan platform tersebut.

Jika sesuatu halaman membenamkan perkhidmatan lain — alat penjadualan untuk menempah pertemuan, atau platform ulasan yang memaparkan pandangan klien — perkhidmatan tersebut mungkin menetapkan kukinya sendiri di bawah dasarnya sendiri. Kami mengehadkan pembenaman pihak ketiga sehingga minimum.

9. Mengawal kuki

Anda boleh mengawal dan memadamkan kuki melalui tetapan pelayar anda, dan menetapkan pelayar anda untuk menolaknya. Menyekat kuki penting mungkin menjejaskan cara sebahagian laman ini berfungsi. Oleh sebab laman ini bergantung pada begitu sedikit, kebanyakannya akan tetap berfungsi.

Kuki pengiklanan dan pengukuran yang diterangkan di atas tidak diperlukan untuk laman ini berfungsi, jadi menolak atau memadamkannya tidak merugikan anda di sini. Tetapan pelayar anda akan menghalangnya, dan setiap platform yang dinamakan di atas turut menawarkan kawalan pengiklanannya sendiri.

10. Keselamatan

Kami melaksanakan langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang sesuai, termasuk penyulitan di mana wajar, kawalan akses, dan pemantauan, untuk melindungi data peribadi.

11. Penyimpanan

Kami menyimpan data peribadi selagi diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan di atas dan untuk mematuhi undang-undang, selepas itu ia akan dipadamkan atau ditanpanamakan.

12. Hak anda di bawah APDP

Anda berhak memohon akses kepada dan pembetulan data peribadi anda, menarik balik persetujuan anda (termasuk menarik diri daripada pemasaran), dan mengehadkan pemprosesan data peribadi anda, sebagaimana yang diperuntukkan oleh APDP. Untuk melaksanakan hak-hak ini, hubungi kami di [email protected].

13. Pemindahan ke luar Malaysia

Kami mungkin memproses data peribadi di luar Malaysia sebagaimana dibenarkan oleh APDP, dan di mana kami berbuat demikian, kami mengadakan perlindungan yang sewajarnya.

14. Hubungi kami

Sebarang pertanyaan mengenai notis ini boleh diajukan ke [email protected], atau secara bertulis ke alamat pejabat berdaftar di atas.